De community library is een brede maatschappelijke bibliotheek, die mede wordt vormgegeven door de lokale gemeenschap, waar persoonlijke ontwikkeling, ontmoeting en de ontwikkeling van de gemeenschap centraal staan.
De community library heeft als rol de lokale gemeenschap te betrekken en te verrijken. Dit wordt bereikt door het mede-organiseren van uitwisseling van kennis en informatie binnen deze gemeenschap, waarbij allerlei tools waaronder de collectie, kunnen helpen. Door actief in gesprek te gaan met de lokale gemeenschap (publiek en partners) en gezamenlijk activiteiten te organiseren, kan kennis gecreëerd worden, waardoor de gemeenschap versterkt wordt. We zeggen ook wel: we gaan van collectie, naar connectie. En: de bibliotheek is niet langer vóór de inwoners, maar wordt mede vormgegeven dóór de inwoners, ofwel van aanbod gestuurd naar vraag gestuurd werken. Dat maakt dat je als bibliotheek relevanter bent voor je inwoners. De community library is dus niet het doel op zich, maar een middel om als bibliotheek relevant te zijn voor je lokale gemeenschap.
Dit vraagt een andere manier van werken dan veel bibliotheken gewend waren. Voor een bibliothecaris is het belangrijk om betrokken te zijn bij de gesprekken die plaatsvinden in de community. Meer naar buiten gericht zijn en kunnen luisteren en verbinden zijn competenties die hier naadloos bij aansluiten. Dat betekent ook veel vragen stellen over wat er lokaal speelt, zodat je dit samen kunt vertalen naar activiteiten van de bibliotheek. De community library geeft invulling aan deze nieuwe rol en nieuwe manier van werken.
De bibliothecaris van nú, die conversatie, dialoog en uitwisseling faciliteert zodat nieuwe kennis kan ontstaan. Zij/hij verrijkt, verbindt, ondersteunt, archiveert en verspreidt het gesprek van burgers en hun community.
De community library is een brede maatschappelijke bibliotheek, die mede wordt vormgegeven door de lokale gemeenschap, waar persoonlijke ontwikkeling, ontmoeting en de ontwikkeling van de gemeenschap centraal staan.
Een groep mensen die ‘meerdere gemeenschappelijke kenmerken’ deelt en zich rond deze gezamenlijke thema’s verzamelt op on- en/of offline platformen. De deelnemers zijn intrinsiek gemotiveerd om zich samen met gelijkgestemden in te zetten voor een gemeenschappelijk doel.
Meer informatie over dit project? Of zelf aan de slag met het bouwen van community’s of het transformeren van jouw organisatie naar een community library? Neem contact met ons op via: marketingadvies@probiblio.nl
Transformeren naar een community library is een strategische keuze. De strategische kaders op organisatieniveau zijn leidend voor werken met community’s. Daarnaast zorgt een strategie of een plan achter elke community dat deze bijdragen aan de doelen van de organisatie.
Het fundament, de strategie, heeft drie niveaus:
Organisatie in transformatie
Transformeren naar een community library is een strategische keuze. Deze keuze vormt de basis, het fundament, voor de andere bouwstenen. Als de ambitie om een community library te zijn niet verankerd is in de missie, visie en doelstellingen van de bibliotheek, hebben de overige bouwstenen geen bodem om op te staan. Het is belangrijk om goed voor ogen te hebben wat je als bibliotheek wilt betekenen en bereiken. En om ervoor te zorgen dat er bij alle bouwstenen aanwezig is wat er voor nodig is om daar te komen. Van medewerkers met de juiste competenties en opleiding tot een bibliotheekvestiging die ruimte kan bieden aan community’s.
Kaders voor community’s
De strategie van de organisatie is de context waarbinnen de bibliotheek opereert. Duidelijke strategische kaders maken het voor community librarians mogelijk om te beslissen welke community zij wel, en welke zij niet faciliteren. Blijf steeds beoordelen of een concept bijdraagt aan de strategische doelen van de organisatie.
Strategie per community
Het is ook belangrijk dat er een duidelijke strategie en een plan achter elke community zit. Denk na over de doelgroep waarop je je wilt richten en welke doelstellingen je voor deze groep hebt, aansluitend bij de strategie op organisatieniveau. Zorg ervoor dat je deze regelmatig evalueert om de voortgang te bewaken. Maar: werken met community’s is ook loslaten en meegaan met de beweging die de gemeenschap maakt. Zorg er dus voor dat doelstellingen niet over de community gaan, maar van de community zijn. En wees flexibel genoeg om van koers te kunnen veranderen wanneer dat nodig is. De strategie op organisatieniveau laat zien hoeveel beweegruimte je hebt.
Het werkboek Werken met community’s helpt de community librarian onder meer om doelen op organisatieniveau te vertalen naar doelen voor een community.
Een succesvolle community library is flexibel en is bereid om duurzaam tijd en capaciteit te investeren wanneer de gemeenschap hierom vraagt.
Flexibiliteit is het cement van de community library; het komt in alle bouwstenen terug.
Flexibiliteit is in elke bouwsteen belangrijk. Door flexibel te zijn, groei je sneller naar een volwaardige community library. Maar zorg altijd voor duidelijke grenzen en kaders. Te flexibel zijn kan leiden tot een gebrek aan structuur, chaos, de regie en de grote lijn kwijt zijn.
De community library vraagt bijvoorbeeld om flexibiliteit van de organisatie en medewerkers om op de juiste momenten te kunnen zorgen voor voldoende tijd en capaciteit. Als een community plotseling explosief groeit, of als er in korte tijd veel groepen naar de bibliotheek komen met goede ideeën, wil je daar als organisatie op in kunnen spelen. Het is bijvoorbeeld verstandig om ruimte in de activiteitenagenda vrij te houden voor ideeën vanuit de community.
De community librarian moet flexibel kunnen omgaan met haar/zijn werktijd én voldoende uren hebben om te bouwen, onderhouden, netwerken en nieuwe connecties te leggen. Het onderhouden van één of meerdere community’s kan niet gezien worden als een tijdelijk project, maar moet duurzaam worden belegd in de organisatie. Je moet zorgen voor voldoende capaciteit om in te kunnen spelen op bewegingen uit de gemeenschap. Daarbij is een flexibele houding van managers en andere medewerkers belangrijk.
Voorbeeld: stel dat een community librarian 24 uur werkt, dan kan de community librarian dus niet 24 uur ingeroosterd staan op de vloer, maar moet er voldoende ruimte en tijd zijn om andere werkzaamheden uit te voeren ten behoeve van de community.
Voor een goede interne communicatie is het belangrijk om een communicatieplan te maken dat flexibel in te zetten is. Pas je plan aan naar de behoefte van de medewerkers. Daarmee bereik je voor jouw bibliotheek de ideale communicatieroute.
Voor de externe communicatie is flexibiliteit van belang bij promoties van community’s. Soms zijn community’s al zo goed ontwikkeld dat ze zelf de promotie willen doen voor hun activiteiten. Deze promotie kan afwijken van de bibliotheekhuisstijl. Maak daarom altijd goede afspraken met de community en de marketingcommunicatieafdeling van de bibliotheek, maar wees flexibel genoeg zodat de promotie geen grote drempel wordt voor community’s. Dat je als bibliotheek een faciliterende rol op je neemt, betekent soms ook dat je de community zelf aan zet laat bij het bepalen van een huisstijl en tone of voice.
Een goede samenwerking werkt het beste als iedereen zich flexibel opstelt. Als bibliotheek wil je kunnen meebewegen met de community en daardoor flexibel zijn in de koers die je vaart, zonder de missie en visie van de bibliotheek kwijt te raken.
Niet elke bibliotheek heeft de ruimte om elke functie van de bibliotheek een aparte plek te geven in de vestiging. Door je vestiging flexibel in richten, kun je een ruimte meerdere functies geven. Denk bijvoorbeeld aan boekenkasten die opzij gereden kunnen worden als er een bijeenkomst is of tafels die zowel voor studeren als voor overleggen gebruikt kunnen worden.
Uiteindelijk zal een deel van het aanbod van de bibliotheek voortkomen uit de community’s. Dit betekent dat je niet meer volledige controle hebt over de inhoud. Het is daarom ook belangrijk dat je leert dat het loslaten van de kwaliteitsstempel ook goed aanbod kan opleveren. Hierbij draait het altijd om vertrouwen, maar ook om een goede balans. Flexibiliteit betekent niet dat het volledig uit de hand moet lopen.
De transitie van de klassieke bibliotheek naar de community library vraagt andere kennis, vaardigheden en competenties van medewerkers. De rol van de medewerkers verandert ook. Als community librarian moet je betrokken zijn bij de gesprekken die plaatsvinden in de community. Je moet naar buiten gericht zijn en kunnen luisteren en verbinden. Niet afwachten tot iemand jou een vraag stelt, maar zelf op mensen afstappen.
De community librarian heeft de opdracht om de bibliotheek te verbinden met de sociale en maatschappelijke omgeving. Hij of zij beweegt zich zowel binnen als buiten de bibliotheek actief in het netwerk, gaat in gesprek met mensen en organisaties, signaleert ontwikkelingen en behoeftes en zet deze om in nieuwe activiteiten en plannen voor de bibliotheek.
Rollen van de community librarian:
Taken van de community librarian
Soms zijn deze rollen en taken bij één persoon belegd, soms vervullen meerdere mensen samen de rollen en taken van de community librarian. Als bibliotheek kun je er voor kiezen om de verschillende onderdelen van de functie bijvoorbeeld bij de front office medewerkers en programmeurs onder te brengen.
Het werk van een community librarian vraagt ruimte om te kunnen experimenteren en te netwerken. Soms levert het werk dat de community librarian verricht geen concrete resultaten op. Dat vraagt een andere manier van managen. De leidinggevende heeft een belangrijke rol in het aansturen van de community librarian en de teams er om heen. Veel competenties en vaardigheden die van de community librarian worden gevraagd, zijn ook nodig bij de leidinggevenden. Daarnaast is het belangrijk dat een leidinggevende van controlerend naar aanmoedigend leiding geeft, waarbij vertrouwen het uitgangspunt is.
De vrijwilligers in een bibliotheek vormen vaak de verbinding tussen de bibliotheek en de omgeving daar buiten. Zij brengen hun eigen netwerk mee zijn gemotiveerd om zich te verbinden aan de bibliotheek. In de community library kun je de vrijwilligers inzetten om bij te dragen, denk bijvoorbeeld aan de vrijwilligers die als gastheren en -vrouwen op vestigingen staan. Zij zijn het eerste aanspreekpunt voor bezoekers en hebben een signalerende functie. Neem vrijwilligers mee in de beweging naar de community library en biedt ze mogelijkheden aan om zich in de nieuwe rol te ontwikkelen.
Werken als community librarian vraagt andere vaardigheden en competenties van je medewerkers. De community librarian is:
Er zijn inmiddels diverse opleidingen waarin kennis, vaardigheden en competenties getraind worden. In een cyclus van feedback, coaching en training kunnen medewerkers deze vaardigheden en competenties blijven ontwikkelen. Voor de front office medewerkers worden competenties zoals ondernemerschap, luisteren en klantgerichtheid belangrijker en zij kunnen deze competenties verder ontwikkelen met behulp van dergelijke opleidingen.
Tip: Maak gebruik van het ‘Stappenplan competentiemanagement’ om aan de slag te gaan met het ontwikkelen van deze competenties binnen jouw bibliotheek.
Hoe neem je medewerkers mee in de transitie naar de community library? Je creëert draagvlak met een goed intern communicatieplan waarin je jouw medewerkers zelf een actieve rol geeft. De medewerkers moeten immers niet veranderd worden, zij zíjn de verandering. Met behulp van dit sjabloon leg je de basis voor een effectief intern communicatieplan. Het model van de ideale communicatieroute van Huib Koeleman en het model van Hillary Scarlet over vertrouwen bij veranderingen helpen je dit plan zo effectief mogelijk in te zetten.
Een sterk netwerk
Maak als community library slim gebruik van je netwerk. Om verbindingen te kunnen leggen, is het belangrijk om goed zicht te hebben op de (potentiële) partners in jouw werkgebied en jullie raakvlakken. Zo heb je bijvoorbeeld snel inzicht in welke partner je kan helpen bij het bereiken van een bepaalde doelgroep, of wie er specialist is op een bepaald vakgebied. De bijlage ‘samenwerking in beeld’ van Bibliotheek Aan den IJssel is hier een mooi voorbeeld van.
Goede interne samenwerking
Een goede interne samenwerking is een voorwaarde voor succesvol samenwerken met externe partners en community’s. Het is belangrijk dat de hele organisatie – en niet enkel de community librarians - community’s als middel begrijpt en omarmt. Zodat er intern draagvlak en ondersteuning is. Niet elke medewerker werkt met community’s, en toch transformeert iedereen mee. De bouwsteen Interne communicatie draagt hier aan bij.
Samenwerken binnen community’s
Tot slot vraagt samenwerken met en binnen community’s ook nieuwe vaardigheden en competenties. Waarschijnlijk ga je samenwerken vanuit een andere rol. Waar de bibliothecaris voorheen vaak een leidende en organiserende rol pakte, wordt het eigenaarschap nu verdeeld. Delegeren en loslaten zijn het motto en niet controle, maar vertrouwen is het uitgangspunt. Onthoud dat een community een gezamenlijk project is en dat beslissingen samen genomen worden.
Je hebt als community library een (fysieke en/of online) plek nodig waar de community kan samenkomen. Nu heb je als bibliotheek het geluk dat je een fysieke plek kunt bieden, soms zelfs op meerdere plekken in een stad of gemeente. Maar waar moet deze plek in de ideale situatie aan voldoen? En wat doe je als dat niet geldt voor jouw eigen bibliotheek?
Dit verschilt per organisatie, maar voor elke community library is het nuttig is om te weten:
Als je hier zicht op hebt, ken je de mogelijkheden en gebreken van de eigen vestiging(en) en kun je gericht opzoek naar partners die kunnen bijdragen om aan zoveel mogelijk voorwaarden te voldoen.
Hoe flexibel is jouw bibliotheekvestiging?
Is er plek om verschillende groepen met verschillende wensen te ontvangen?
Wil je community’s (ook) online laten samenkomen? Het online platform KennisCloud is een speciaal voor de bibliotheek ontwikkeld (privacy vriendelijk) platform om community’s online mee te ondersteunen en de kennis die gedeeld wordt te koppelen aan de collectie van de bibliotheek. Voor meer informatie: info@KennisCloud.nl
Wat voor aanbod kan er tot stand komen met een community? Dit wordt samen met de community bepaald. Denk aan bijeenkomsten, voorstellingen, workshops, koffiemomenten, exposities, filmavonden en cursussen. Maar er kan ook online aanbod ontstaan zoals webinars, video’s, podcasts of blogs.
De manier waarop het huidige aanbod tot stand komt, zal met de werkwijze van de community library niet direct verdwijnen. Beide manieren van werken kunnen goed naast elkaar bestaan. De collectie blijft ook nog steeds belangrijk, en is een zeer waardevolle toevoeging op de kennis die opgedaan wordt in community’s.
